Klantcase Détect BV: overnemen van maatwerksoftware

Détect Milieu Services

Détect Milieu Services is een asbestlaboratorium dat jarenlang werkte met een complex op maat gebouwd systeem. Toen de ondersteuning stopte, werd de situatie onhoudbaar.

Logo - Détect Milieu Services

Niet zomaar een systeem: écht maatwerk

Détect Milieu Services in Zoetermeer analyseert asbestmonsters voor inventarisatiebureaus, woningbouwverenigingen en saneringsbedrijven. De werkzaamheden zijn strikt gereguleerd: elk onderzoek moet voldoen aan specifieke compliance normen. Dat vraagt om software die veel verder gaat dan een gemiddelde kantoorapplicatie.

Vijf jaar werken in een systeem zonder toekomst

Détect Milieu Services werkte jaren tevreden in een systeem dat speciaal voor hen was gebouwd. Het verbond de buitendienst, het interne lab, twee gespecialiseerde microscopen en de facturatie met elkaar. Ingewikkeld, maar zolang het werd ondersteund door Microsoft en de developer goed bereikbaar was, was dat geen probleem. Totdat de situatie veranderde.

Karen Grutterink, die de projectadministratie en facturatie beheert, beschrijft het nuchter: "Degene die het programma gemaakt heeft, was steeds slechter te bereiken. Dan liep je tegen dingen aan waar je drie, vier dagen op moest wachten en soms zelfs langer. Dat kan niet, want dan loopt ons bedrijf ook vast. Ook werd het systeem niet meer onderhouden. Aanpassingen waren nog nauwelijks mogelijk. En de lijst met dingen die beter moest, werd steeds langer."

Compliance-regels beschermen de data, maar het moet niet alles eromheen blokkeren

Asbestanalyses moeten voldoen aan strikte wettelijke normen. Niet alleen de meetmethode, maar ook de rapportage is aan regels gebonden. Om te voorkomen dat medewerkers - al is het per ongeluk - iets in die rapportages of meetgegevens kunnen wijzigen, was het oude systeem op slot gezet. Begrijpelijk vanuit compliance. Maar het betekende ook dat alleen de developer iets kon aanpassen. Dit leidde tot onnodige vertraging. SoftTech heeft ervoor gezorgd dat ook Détect Milieu Services zelf een aantal wijzigingen kan maken en er wordt een audit log toegevoegd.



Vernieuwing van het systeem zorgt voor flexibiliteit

De vernieuwing van het systeem geeft Détect Milieu Services iets terug wat ze jaren hebben gemist: de controle over hun eigen software. Concreet betekent dat:

  • Zelf nieuwe artikelen (type onderzoeken) en weekendtarieven aanmaken in het boekhoudpakket.

  • Facturen voor alle soorten metingen in 20 seconden verwerken, in plaats van anderhalf tot twee minuten. Dat tikt aan bij het sturen van 60 facturen per dag.

  • Projecten zelf openen en aanpassen zonder tussenkomst van een developer, die bijhoudt wie wat heeft gewijzigd. Zo blijft Détect Milieu Services flexibel en aantoonbaar compliant.

Klanten overzicht
Een nieuw gebruiksvriendelijk Klanten overzicht
Regelmatige projectoverleggen zorgen voor voortgang in de softwareontwikkeling.
Door vaste contactmomenten
kwam er weer beweging in het project.

Eerlijk over de uitdagingen van zo’n groot project

Een maatwerksoftwareproject van deze omvang gaat zelden zonder hobbels. Dat geldt ook hier. Het project loopt nu ruim twee jaar en aan de laatste vernieuwingen wordt nog gewerkt. Karen vertelt dat onderweg de samenwerking een tijdje vastliep. Niet door onwil, maar doordat beide kanten het druk hadden en de verwachtingen en deadlines niet scherp genoeg werden bewaakt. Karen is er eerlijk over: "Wij hebben soms ook zelf wat laten liggen."

Momenteel zit de projectmanager van SoftTech er goed bovenop door elke twee weken contact op te nemen. Geen vrijblijvend mailtje, maar een concreet gesprek: hoe staan we ervoor, wat verwachten we van jullie, wat is de volgende stap? "Ik moet zeggen dat het mij eerst aanvloog," geeft Karen toe. "Maar het werkt wel heel fijn. Er zit nu echt schot in."





Waar het project nu staat

De vernieuwingen in het maatwerksysteem worden in fasen opgeleverd. Er is een jaarplanning, elke twee weken een check-in en binnenkort draait de test van de hernieuwde monsterregistratie. De verwachting is dat het nieuwe systeem eind 2026 grotendeels staat en dat begin 2027 alle nieuwe wensen volledig zijn doorgevoerd.

Projecten overzicht
Een nieuw projecten overzicht

Van vastgelopen maatwerk naar een systeem met toekomst

Het verhaal van Détect Milieu Services laat zien wat er gebeurt als complexe maatwerksoftware geen beheerder meer heeft. Het systeem draait nog, maar groeit niet meer mee. Maatwerksoftware heeft een leverancier nodig die er morgen ook nog staat. Als er een probleem ontstaat of een wens is voor een nieuwe functionaliteit, dan is er direct iemand die de telefoon opneemt.

Ook Karen ziet het voordeel van de overstap naar SoftTech: “Op het moment dat we een vraag hebben en we bellen of mailen, dan wordt het meteen opgepakt. Er staat nu een groter team achter. Is de ene ontwikkelaar op vakantie, dan is er een ander die het overneemt. Dat is wat we misten."

Karen Grutterink, manager financiën bij Détect Milieu Services

Karen Grutterink
Détect Milieu Services

“We hadden heel veel wensen voor ons systeem. Dat hebben we allemaal voorgelegd. Waar we eerder hoorden dat het niet kon, riepen bij SoftTech zes man in koor dat het wél kon.”

Ontdek hoe anderen hun IT samen met SoftTech versterkten.

“De software is inmiddels onmisbaar geworden in onze organisatie. Het geeft ons overzicht, grip en rust in de planning.”
Mario de Laat
partner bij AXP
Ontdek het project →
“Voor een innovatieve aanpak, deskundigheid en fijne samenwerking, kom je gewoon bij SoftTech uit.”
Steven Westerveen
Directeur Fammi
Thuismanagement
Ontdek het project →
“SoftTech has been an invaluable partner in meeting all our website development needs.”
Stamatia Lambridis
Digital Marketing Manager van Hillebrand Gori
Ontdek het project →

Audits en benchmarks

Je digitale omgeving in kaart, vertaald naar een concreet plan voor ontzorgen, optimaliseren en opschalen.



  • 1

    Helder beeld van waar je nu staat

  • 2

    Zekerheid bij groei, overname of doorontwikkeling

  • 3

    Concrete verbeterpunten met duidelijke prioriteit